A elaboração de um protocolo familiar é mais do que um ato formal; é um processo fundamentalmente participativo que exige alinhamento e consenso dos familiares. Não se trata de adotar um modelo preestabelecido, mas de construir o documento aos poucos, refletindo os princípios e valores específicos de cada família e suas demandas particulares.

Essa construção gradual assegura que o protocolo espelhe a realidade e as necessidades daquele grupo específico de pessoas.

Este exercício de construção é fundamental para o aprendizado do trabalho conjunto, para o respeito às diferenças, e para o desenvolvimento da habilidade de ouvir e decidir o que é melhor para todos e para a empresa. É um processo que deve estar ancorado nos valores da família e cujo direcionamento principal é o respeito.

O momento ideal para iniciar esse trabalho é em uma situação de harmonia familiar, facilitando a negociação dos termos e a construção de bases sólidas para o documento.

Contudo, mesmo diante de conflitos, esses devem ser encarados como oportunidades para o amadurecimento e a evolução do negócio, pois posições conflitantes, quando bem gerenciadas, podem impulsionar a criação de um documento sólido. É crucial que os membros da família compreendam que o propósito das negociações transcende eventuais desavenças pessoais.

É altamente recomendável que todas as gerações sejam envolvidas no processo de elaboração do protocolo. Essa participação permite resgatar o passado comum e, ao mesmo tempo, compreender as visões e aspirações dos membros mais jovens, conferindo maior força e legitimidade ao documento.

A iniciativa e a liderança dos fundadores nesse processo são um fator de fortalecimento e credibilidade. Quando os fundadores não estão mais presentes, o apoio da geração mais velha é valioso, pois eles detêm o conhecimento do legado e da história da família. O trabalho pode iniciar-se com o mapeamento dos valores do grupo, da missão e dos papéis desempenhados pelos membros na família e na empresa, permitindo que as decisões sobre as regras fluam mais facilmente, já que as “leis morais” precedem as normas formais.

A ajuda externa de facilitadores neutros pode ser crucial em alguns casos. Esses profissionais são capazes de manter o foco do trabalho, gerenciar discussões sobre questões delicadas do passado e superar tensões para alcançar o alinhamento desejado. A função do facilitador não é impor um modelo padronizado, mas sim ajudar a família a extrair os aspectos essenciais que comporão o documento a partir de suas particularidades e necessidades.

Os benefícios do processo de elaboração vão muito além da existência do documento em si:

• Aprofundamento do conhecimento: Os integrantes da família aprofundam o conhecimento sobre sua própria história, ampliando a visão sobre novas oportunidades e riscos.
• Amadurecimento dos membros: Aprendem a expressar e ouvir opiniões adequadamente, e os relacionamentos amadurecem à medida que o documento é refinado.
• Clareza de papéis: Contribui para a clareza de papéis e ajuda a evitar interferências indevidas na empresa familiar.
• Preparação para desafios: Os membros se preparam melhor para lidar com desafios de relacionamento e negócios que terão pela frente.
• Fortalecimento de princípios: As discussões reforçam os princípios orientadores da família.

O conteúdo do protocolo pode ser vasto e variado, sempre surgindo do diálogo familiar. Ele pode abordar desde a missão, visão e valores da família empresária e seu histórico, até a separação de papéis na família, na propriedade e na gestão. Inclui a definição de critérios para ingresso, ocupação de cargos, promoção e remuneração de familiares na empresa e no conselho, focando na meritocracia e transparência.

Também abrange o gerenciamento de conflitos, o uso de bens e serviços da empresa pelos familiares, a preparação das próximas gerações para serem acionistas e líderes responsáveis, a participação de cônjuges e regimes de casamento, e até a inclusão de um orçamento para a governança familiar, além das regras para saída de sócios.

Em suma, o processo de construção do protocolo familiar é uma jornada holística que enriquece a família como um todo, contribuindo para seu crescimento, harmonia e a perpetuação de seu legado.