Compreender a estrutura e a composição da equipe de um Family Office é essencial para otimizar a gestão de fortunas familiares, desde a escolha do tipo de escritório até os perfis profissionais que garantem sua eficácia e discrição.

A criação de um Escritório Familiar é um esforço considerável, e sua estrutura deve ser vista como uma extensão profissional da família, focada em atingir os objetivos traçados. Existem diferentes tipos de Family Offices:

• Single Family Office (SFO): Dedicado a uma única família, com equipe interna exclusiva e financiamento pelos recursos da família detentora.
• Multi-Family Office (MFO): Gerenciado por diversas famílias, permitindo sinergia e aumento da capacidade de investimento, com propriedade e custos operacionais compartilhados.
• Professional Family Office (PFO): Administrado e de propriedade de uma entidade externa às famílias que recebem o serviço, como bancos ou empresas de consultoria, com custos financiados pela cobrança de taxas.

A escolha entre uma estrutura independente ou terceirizada depende de questionamentos sobre a identidade da família, seus conhecimentos e interesses, o papel desejado na gestão da riqueza e o nível de envolvimento. Os modelos de escritórios familiares também podem ser categorizados por propriedade (SFO, MFO, PFO), estrutura (fechada, aberta) e gestão (interna familiar, externa).

Composição da Equipe:

A composição da equipe de um Family Office deve ser cuidadosamente planejada. Inicialmente, uma força-tarefa com líderes da família (especialmente os criadores de riqueza) é crucial para dar início ao plano e supervisionar o trabalho. Com o crescimento da família ou a ausência dos criadores de riqueza, sugere-se a criação de um conselho de família (mínimo de três pessoas) para monitorar as atividades do Family Office, com um “chairman” para decisões finais. Todo o arranjo de composição e alçadas deve ser documentado em um termo de governança.

O CEO do Family Office tem responsabilidades cruciais, como cumprir as atividades designadas pela família, implementar o plano estratégico, contratar e coordenar talentos, e ter uma visão de futuro. É fundamental que o CEO possua experiência em posições de liderança e resiliência sob pressão. A equipe pode incluir áreas como:

• Legal: Preservação e transferência de recursos, burocracia, litígios.
• Tributos: Eficiência tributária na geração de renda e transferência de riqueza.
• Financeira: Coordenação por um Chief Investment Officer (CIO), política de investimento, alocação de recursos e gestão financeira administrativa.
• Recursos Humanos: Recrutamento e desenvolvimento de talentos para o Family Office e para a família (em Family Offices maiores).
• Secretariado: Suporte ao CEO e atividades de concierge (agendamentos, viagens).
• Administrativo: Organização do Family Office e da família (seguros, vistos, passaportes, imóveis, veículos), organização de encontros familiares e relatórios.
• Contábil: Elaboração de demonstrações contábeis/gerenciais, declaração de imposto de renda, folha de pagamento e garantia de documentos obrigatórios.

A confiança entre os executores e os clientes do Family Office é fundamental. Estruturas mais abertas ou com muitos clientes exigem maior implementação de mecanismos de controle comportamentais e formais.