A importância do board pack e como ele pode ser aperfeiçoado

Você já ouviu falar em board pack? O conceito se refere ao conjunto de informações encaminhadas ao conselho de administração e comitês para suporte às discussões e decisões tomadas durante as reuniões. O material é uma ferramenta crítica para a performance da governança corporativa, e é através disso que os conselheiros terão acesso aos dados sobre o tema a ser discutido.

Vale lembrar que a geração de valor de um conselho de administração não se concentra somente na experiência e qualificação dos membros. Os conselheiros devem obter informações relevantes que permitam avaliar de forma responsável os temas. E é aí que entra o board pack.

A Comissão de Governance Officers do IBGC, o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa, se aprofundou e procurou entender melhor os gaps para identificar as melhores práticas de mercado.

Num primeiro momento, a conclusão foi que a maioria dos profissionais envolvidos considera os materiais do board pack muito longos e evasivos. Nisso, incluímos tanto os profissionais que constroem como os que utilizam a ferramenta. Foi relatada falta de objetividade e clareza da informação, o que dificulta a compreensão. Em outras palavras, o que deveria auxiliar os conselheiros, acaba dificultando o trabalho. O mercado considera como essencial que a elaboração do material seja feita com base nas necessidades específicas de cada conselho.

Durante os trabalhos da comissão, também ficou evidente a necessidade de propor um modelo de board pack, orientar os executivos sobre a expectativa do conselho e comitês, e garantir que o material seja preparado de acordo com o modelo definido.

O Governance Officer deve desempenhar o papel de facilitador no alinhamento entre os órgãos de governança. O estudo também verificou práticas em que esse profissional pode contribuir na análise dos assuntos a serem tratados nas reuniões, trazendo maior eficácia no processo decisório.

A forma de disponibilizar as informações também é relevante. É preciso potencializar a qualidade e a segurança da informação. O volume de dados e o canal por onde são apresentados reflete na absorção e identificação da mensagem-chave pelos membros do conselho. É aí que mora o desafio: trazer as informações críticas de forma que os conselheiros compreendam, e isso pode ser facilitado pelo Governance Officer.

Esse estudo realizado destacou algumas outras necessidades, como prezar pela qualidade da informação; não focar somente nos resultados passados e de curto prazo; enviar essas informações com prazo suficiente para que os conselheiros leiam com calma e se preparem; e a definição de responsabilidades, onde fica clara a definição dos papéis entre os órgãos de governança.

Fonte: IBGC

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